Labels

Thứ Hai, 30 tháng 9, 2013

Những lưu ý về văn hóa e-mail trong công sở lap dat camera

Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là thời điểm gửi cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác. Dưới đây là một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Không quá khó khăn để đặt tiêu đề cho email, nhưng rất nhiều người lại quên phần quan trọng này. Chỉ cần cẩn thận một chút, kiểm tra email trước khi gửi đi, và nhớ đặtĐồng tình với ý kiến trên, một số bạn đọc còn cho rằng: Hiện tại qua theo dõi thông tin trên một số phương tiện thông tin đại chúng có nhiều địa phương đang đề nghị được lắp đặt hệ thống camera. Vấn đề là cần phải xây dựng một hệ thống đồng bộ, tránh tình trạng đầu tư tràn lan, manh mún, mỗi nơi làm một kiểu sau này sẽ khó kết nối vào hệ thống đồng thời gây lãng phí cả về tiền của lẫn hệ thống”. Còn bạn đọc tanvinhvt@... Cho rằng “nên học tập kinh nghiệm những quốc gia xung quanh”.Theo bạn đọc này Singapore có mạng lưới giao thông đường bộ dài 3.400 km, với 161 km đường cao tốc. Hệ thống giao thông công cộng gồm các phương tiện tàu điện ngầm, tàu điện nhẹ, xe buýt, xe taxi. Ở Singapore có Trung tâm quản lý hệ thống giao thông thông minh với chức năng bảo đảm hệ thống giao thông tại Singapore an toàn và hiệu quả hơn. Trung tâm cung cấp thông tin giao thông theo thời gian thực với 4 thứ tiếng trên đài phát thanh. Lắp đặt màn hình giao thông dọc theo đường cao tốc, cảnh báo người lái xe của sự cố giao thông phía trước của họ và đảm bảo đáp ứng nhanh chóng các sự cố.

Nhiều ý kiến tâm huyết và cụ thể

Một tiêu đề bao quát nội dung email, bạn có thể giúp công việc được tiến hành nhanh chóng hơn. Người nhận email sẽ nắm rõ được nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau này cần tìm lại cũng dễ dàng hơn.

Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email. Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email.

Nên tránh đặt tiêu đề không hề ăn nhập gì với nội dung email. Lỗi này thường mắc phải khi người gửi reply email cũ để tránh mất thời gian nhập lại địa chỉ. Lỗi này không chỉ khiến người nhận cảm thấy khó chịu, mà còn có thể khiến họ bỏ qua email, vì nghĩ rằng chủ đề cũ đã giải quyết xong.

Nếu không muốn mất thời gian nhập địa chỉ lại, bạn có thể vẫn chọn chức năng reply, nhưng nhớ sửa tiêu đề và xóa nội dung cũ trước  lap dat camera quan sat re nhat ha noi  khi viết nội dung mới lên mail đó. Và, trước khi gửi email đi, nhớ kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tiêu đề bao quát được nội dung.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng đủ để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards...; Hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).


5. Cc, Bcc

Cc được viết tắt từ cụm từ “carbon copy” (“bản sao”). Người nào được nhập địa chỉ vào mục Cc sẽ nhận được một bản sao email khi bạnVụ việc gần đây nhất xảy ra vào trưa ngày 14/2/2013. Một xe container 40 feet chạy từ hướng Thủ Đức về cảng Cát Lái bất ngờ lật ngang khi chạy đến đoạn cua gắt giữa cầu vượt. Thùng container lật xuống mặt cầu, hàng tấn mì (sắn) khô bên trong thùng đổ tràn ra mặt cầu và rơi ào ào xuống đường bên dưới cầu vượt. Đây là vụ lật xe thứ 7 tại cầu vượt này.Sau nhiều vụ lật xe liên tiếp xảy ra,  lap camera ha noi  công an quận 2 đã kiến nghị Sở GTVT xem lại thiết kế cầu vượt này để có biện pháp khắc phục. Theo ý kiến của Công an quận 2 thì độ dốc cầu vượt lớn nên xe tải nặng phải chạy nhanh lấy đà lên cầu, khi đến đỉnh cầu thì gặp ngay khúc cua gắt nên xe thường lật tại vị trí này.Còn theo ý kiến của Sở GTVT, nguyên nhân xe tải qua cầu bị lật là do các tài xế chạy quá tốc độ cho phép và đề nghị công an thành phố tăng cường CSGT kiểm soát tại vị trí này, buộc các xe phải tuân thủ tốc độ cho phép khi qua cầu. Đồng thời Sở cũng tiến hành lắp đặt gờ giảm tốc, biển cảnh báo nguy hiểm tại đây. Tuy nhiên, thực tế tai nạn lật xe vẫn liên tiếp xảy ra tại “khúc cua tử thần” trên cầu vượt Cát Lái. Gửi đi, đồng thời họ cũng nhìn thấy địa chỉ mail của tất cả những người nhận khác cùng được nhập trong mục Cc. Vì vậy, trong trường hợp bạn muốn những người nhận email có thể tương tác hỗ trợ công việc với nhau, hoặc cảm thấy việc ẩn địa chỉ của họ là không cần thiết, thì hãy sử dụng chức năng Cc.

Còn Bcc được viết tắt từ cụm từ “blind carbon copy” (“bản sao ẩn”). Chức năng của Bcc tương tự như Cc, ngoại trừ việc người được nhập địa chỉ vào mục này sẽ chỉ nhìn thấy địa chỉ mail của mình, mà không thấy các địa chỉ mail khác trong Bcc. Trong các trường hợp tế nhị, không muốn cho người nhận biết họ cùng được gửi một nội dung tương tự như những người khác; hoặc khi cần gửi thông tin cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp, đối tác… có tính cạnh tranh, bạn nên sử dụng chức năng này.


6. Mở đầu, kết luận và chữ ký

ĐâyÔng Micky Quinn - Giám đốc hãng taxi của ông Gordon Strachan cho rằng: Đôi khi cơ quan quản lý chẳng cần phải làm gì cả, vấn đề giao thông sẽ được giải quyết tự động. Các camera được lập trình thông minh tới mức có thể tự nhận biết lưu lượng phương tiện để thay đổi thời gian đèn tín hiệu hợp lý. Ngoài ra, camera có khả năng tự nhận biết biển số xe vi phạm, gửi hình ảnh vi phạm về trung tâm điều hành để in vé phạt gửi cho khổ chủ. Điều đó gây thiệt thòi cho các lái xe, vì những hình ảnh, tình huống nhiều khi rất mập mờ gây nhiều tranh cãi”.“Thành phố của sự sợ hãi”. Theo báo chí Anh, từ nay tới cuối sang năm sẽ có thêm hàng chục ngàn camera nữa được lắp đặt   lap dat camera  xem thêm  ở London và các nơi khác, đưa Anh thành nước có hệ thống camera quan sát dày đặc nhất. Hiệp hội Cảnh sát Anh coi đây là công cụ thay thế cho các gờ giảm tốc, lắp đặt tại mỗi điểm đến và đi ở mỗi vùng, đảm bảo lái xe trên các tuyến đường đều nằm trong tầm giám sát. Là 3 phần cũng rất hay bị bỏ qua, hoặc thực hiện không đúng cách. Email không chỉ là phương thức truyền tải thông tin, mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định. Vì vậy, bạn nên bắt đầu email bằng một câu chào thể hiện sự lịch sự, thân thiện và kết thúc email bằng một lời chúc hoặc cảm ơn.

Phần chữ ký quan trọng vì nó giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cho người nhận mail có được một số thông tin cơ bản về bạn: Tên họ, đơn vị công tác, địa chỉ… Thậm chí, chữ ký còn phần nào thể hiện cá tính của bạn nữa.

7. Một số lưu ý khác

- Nên trình bày các nội dung trong email một cách ngắn gọn và súc tích. Bố cục, cách phân đoạn và ngôn ngữ trong email cần rõ ràng và mạch lạc. Bạn có thể chia email thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm hoặc gạch chân những nội dung/cụm từ quan trọng.

- Đối với các tin qua trọng, bạn nên để tiêu đề thể hiện sự khẩn cấp.

- Lưu ý các lỗi chính tả cũng như việc dùng các biểu tượng cảm xúc trong email.

- Tập tin đính kèm nên có sự giải thích phù hợp. Tránh gửi kèm tập tin nhưng lại không hề nhắc đến điều đó trong nội dung email. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho tập tin đính kèm.

- Khi nhận được email, bạn hãy trả lời nhanh nhất có thể. Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email, bạn nên có phản hồi. Nếu không thể trả lời chi tiết ngay được, hãy sử dụng công cụ trả lời tự động, kèm theo thời gian hẹn chính xác cho việc trả lời email đó.

Email là một công cụ giao tiếp, giúp bạn thể hiện hình ảnh văn minh, lịch sự của mình. Vì thế, hãy tạo cho mình những thói quen tốt khi dùng email.


0 nhận xét:

Đăng nhận xét

 

Tổng số lượt xem trang